In questo articolo parliamo di…

• Il problem solving efficace non si affida alla fortuna, ma segue un percorso strutturato. Affrontare le sfide con un approccio sequenziale – dall’identificazione precisa del problema all’analisi delle cause, fino all’implementazione e valutazione delle soluzioni – aumenta drasticamente le probabilità di successo e ottimizza l’uso delle risorse, trasformando l’incertezza in un percorso gestibile e strategico.
• La fase fondamentale, troppo spesso trascurata, è la definizione esatta del problema. Investire tempo per distinguere i sintomi dalle cause reali evita sforzi inutili su soluzioni inefficaci. Una diagnosi accurata è la base indispensabile per qualsiasi intervento mirato ed efficiente. Ti evita di commettere l’errore, molto comune, di curare il sintomo senza affrontare la malattia alla radice.
• Raramente la prima soluzione è perfetta. Il problem solving vincente include un ciclo di monitoraggio, valutazione e adattamento. Essere pronti a rivedere l’approccio, tornando anche a fasi precedenti se i risultati non sono quelli attesi, dimostra agilità e capacità di adattamento, qualità essenziali per navigare la complessità del mercato e garantire un successo duraturo.

Definire il problema, analizzarne le cause, generare soluzioni e valutarne gli effetti è un approccio pratico che può essere applicato da subito per migliorare processi e risultati aziendali

Da imprenditore a imprenditore, lo sappiamo bene: la nostra giornata è un percorso a ostacoli. Piccole e grandi sfide spuntano continuamente, e affrontarle non è un’opzione, ma la pura realtà quotidiana. Ma ti sei mai chiesto come trasformare questi inciampi, queste grane, in vere e proprie rampe di lancio per far crescere la tua azienda?

La chiave non sta nell’agitarsi o nell’agire d’istinto, ma nell’avere un metodo: il problem solving strutturato.

Certo, bisogna dirlo: non esiste un’unica “ricetta” valida per tutti. Le fasi specifiche possono cambiare un po’ a seconda dell’approccio che preferisci usare – magari hai sentito parlare di Design Thinking, di Lean, o di altri metodi. Ognuno ha le sue sfumature.

Ma non preoccuparti, in questo articolo non ci perderemo in tecnicismi.

Ci concentreremo invece sul cuore del processo, su quel percorso logico fondamentale che accomuna tutti i modi efficaci di risolvere i problemi. Parleremo di come sviluppare quell’abilità quasi da detective che ti permette prima di tutto di scovare il problema vero, magari nascosto sotto la superficie (problem finding), poi di metterlo a fuoco con precisione, capendone i confini e il contesto (problem setting), e infine, naturalmente, di trovare la strada giusta per risolverlo (problem solving).

È un approccio pratico, fatto di fasi precise, che puoi applicare subito nella tua azienda per ottenere risultati concreti: meno grattacapi, più efficienza, costi ridotti e, alla fine, un business più solido e redditizio.

Resta con me perché ora vediamo come funziona.

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Fase 1: come identificare e definire il vero problema nella tua azienda (e non solo i sintomi)

Sembra la cosa più ovvia del mondo, no? Eppure, è qui che casca l’asino il 90% delle volte.

Quante volte ti sei buttato a capofitto su una soluzione per poi renderti conto che stavi curando il sintomo, non la malattia?

Pensa a un calo del fatturato. Il calo è il sintomo, non il problema. Il vero problema potrebbe essere che il tuo prodotto non è più competitivo, o che la strategia di marketing è da rivedere, o magari il processo di vendita ha delle falle enormi.

Se ti concentri solo sul fatturato (“Dobbiamo vendere di più! Subito!“), rischi di sprecare energie e risorse in azioni che non toccano la causa reale.

Come fai a non cadere in trappola?

Devi scavare.

Fatti e fai domande scomode. Una tecnica semplice ma molto efficace è quella dei “5 Perché“. Continua a chiedere “perché” finché non arrivi alla radice. Vediamo un esempio pratico.

1. Perché il fatturato è calato? (Perché abbiamo perso clienti importanti)
2. Perché abbiamo perso clienti importanti? (Perché si sono lamentati della qualità del servizio post-vendita)
3. Perché la qualità del post-vendita è bassa? (Perché il team di assistenza è sovraccarico e non ha gli strumenti giusti)
4. Perché il team è sovraccarico? (Perché i processi sono inefficienti e manuali)
5. Perché i processi sono inefficienti? (Perché non abbiamo mai investito in un software adeguato e in formazione specifica).

Ecco il vero problema su cui lavorare!

Capito il meccanismo?

Lo so cosa stai pensando: “Ma io non ho tempo per tutte queste domande!“.

La verità è che investire un po’ di tempo ora per definire chiaramente il problema ti farà risparmiare un sacco di tempo e denaro dopo, evitando di implementare soluzioni inutili.

Definire il problema giusto è il primo, fondamentale passo per risolverlo davvero.

E una volta che hai messo a fuoco cosa non va, sei pronto per capire perché.

Fase 2: analisi delle cause, come scoprire cosa genera davvero il problema nella tua impresa

Ok, hai identificato il vero problema. Complimenti, sei già più avanti di molti! Ma ora arriva un altro passaggio determinante: capire perché questo problema esiste. E qui, parliamoci chiaro, le opinioni, le sensazioni “a pelle” o il “si è sempre fatto così” non servono a nulla.

Anzi, sono dannosi.

Hai bisogno di fatti, di dati, di un’analisi oggettiva.

Pensa a un medico: prima di prescrivere una cura, fa una diagnosi accurata basata su esami, analisi, osservazione dei sintomi. Tu devi fare lo stesso con la tua azienda.

Come puoi farlo concretamente?

Raccogli informazioni parlando con le persone coinvolte, quelle che vivono il problema sulla loro pelle ogni giorno. Il tuo team è una miniera d’oro di informazioni, quindi ascoltalo attivamente!

Poi, guarda i dati: analizza numeri, report, statistiche che hai a disposizione (vendite, produzione, feedback clienti, tempi di processo…). Se ti accorgi di non avere dati sufficienti, chiediti perché e come puoi iniziare a raccoglierli sistematicamente.

Infine, prova a mappare le possibili cause.

Fai una sorta di brainstorming focalizzato solo sulle cause, mettendo giù tutte le possibili ragioni per cui il problema si verifica. Puoi usare tecniche semplici, anche solo una lavagna o un foglio di carta, per visualizzare le connessioni e capire cosa scatena cosa.

So che la tentazione di saltare subito alle soluzioni è forte.

“Ho capito il problema, ora troviamo cosa fare!“.

Resisti!

Dedicare tempo all’analisi delle cause ti evita di implementare soluzioni che magari affrontano una causa secondaria, o peggio, nessuna causa reale.

È come dare un antidolorifico per una gamba rotta: allevia il sintomo per un po’, ma non risolve la frattura.

Comprendere a fondo le radici del problema è l’unico modo per estirparlo definitivamente.

E solo quando hai una visione chiara delle cause, puoi iniziare a pensare a come eliminarle.

Ci sta?

Ok, allora passiamo alla fase successiva, quella più creativa.

Fase 3: generare e valutare le possibili soluzioni: spazio alla creatività (ma con criterio!)

Finalmente ci siamo! Hai definito il problema, hai analizzato le cause profonde. Ora è il momento di trovare le soluzioni. Questa è la fase in cui puoi (e devi) dare spazio alla creatività, tua e del tuo team. L’obiettivo è generare il maggior numero possibile di idee per affrontare le cause che hai identificato.

In questa fase iniziale, durante il brainstorming, cerca di non scartare nessuna idea, nemmeno quelle che sembrano strampalate.

A volte le soluzioni migliori nascono da spunti inaspettati.

Coinvolgi attivamente il tuo team: ricorda quanto è preziosa l’eterogeneità? Persone con background, esperienze e ruoli diversi portano prospettive diverse, e questo è fondamentale per un brainstorming davvero efficace.

L’importante è mantenere il focus: assicurati che le idee proposte siano mirate a risolvere le cause identificate nella fase precedente, non solo a gestire i sintomi superficiali.

Una volta che hai raccolto un bel po’ di idee, arriva il momento di passare dalla quantità alla qualità, ovvero di valutarle. E qui devi tornare con i piedi per terra, da buon imprenditore pragmatico.

Non tutte le soluzioni sono uguali, soprattutto per una PMI con risorse limitate.

Per ogni idea promettente, rivolgiti con onestà le domande che seguono.

• È fattibile con le risorse che abbiamo (tempo, soldi, persone)?
• Quanto costa implementarla?
• Quanto tempo ci vuole per vedere i risultati?
• Che impatto reale avrà sul problema che vogliamo risolvere?
• Ci sono rischi nascosti o effetti collaterali da considerare?

Non innamorarti della prima idea che sembra geniale.

Confronta le opzioni in modo oggettivo, magari creando una semplice tabella di pro e contro o assegnando dei punteggi ai criteri che ritieni più importanti per la tua specifica situazione.

Lo so, a volte ci si trova sommersi da troppe idee e non si sa quale scegliere, altre volte sembra non essercene nessuna davvero valida.

È normale che accada.

L’importante è usare un metodo ragionato per selezionare quella (o quelle) che, realisticamente, hanno le maggiori probabilità di successo nel tuo specifico contesto aziendale.

Una volta fatta la scelta, sei pronto per l’ultima fase, quella decisiva: quella dell’azione.

Fase 4: implementare la soluzione scelta e monitorare i risultati, il passo decisivo per ottenere risultati concreti

Hai scelto la soluzione migliore sulla carta. Ottimo lavoro! Ma ora viene il bello, o meglio, la parte che conta davvero: trasformare l’idea in realtà concreta. Una soluzione, per quanto brillante possa sembrare, non vale assolutamente nulla se resta un bel progetto chiuso in un cassetto.

Questa è la fase dell’azione, della concretezza operativa.

Il primo passo è creare un piano d’azione dettagliato.

Non basta dire “facciamo così“, serve molta più precisione.

Devi definire chiaramente chi fa cosa, entro quando deve farlo e con quali risorse a disposizione.

Sii specifico, non lasciare spazio a dubbi o interpretazioni. Assegna responsabilità precise a persone precise.

Ricordi quando abbiamo parlato di quanto sia importante saper delegare efficacemente, ad esempio nel team management?

Ecco, qui è assolutamente fondamentale. Un piano d’azione ben fatto evita confusione, sprechi di tempo e assicura che tutti sappiano esattamente cosa ci si aspetta da loro. Poi, comunica questo piano in modo chiaro e trasparente a tutte le persone coinvolte, assicurandoti che capiscano il loro ruolo e l’obiettivo finale che si vuole raggiungere.

Una volta che il piano è chiaro e condiviso, è il momento di agire! Metti in moto la macchina organizzativa e inizia l’implementazione della soluzione scelta.

Ma il lavoro non finisce qui, anzi.

Arriva un punto spesso trascurato ma vitale: monitorare e misurare i risultati.

Come fai a sapere se la soluzione sta funzionando davvero, se sta portando i benefici sperati?

Devi misurare!

Definisci degli indicatori chiave di performance (KPI) semplici ma significativi, che ti dicano in modo oggettivo se ti stai avvicinando all’obiettivo.

Ad esempio, se il problema era il tempo eccessivo per evadere un ordine, misura il tempo medio prima e dopo l’implementazione della soluzione.

Confronta i dati.

Se non misuri, stai navigando a vista, affidandoti a sensazioni che possono essere ingannevoli.

Infine, sii pronto ad aggiustare il tiro.

No, non sempre le cose vanno esattamente come le avevi pianificate. Magari la soluzione scelta non sta dando i risultati sperati nei tempi previsti, o forse emergono nuovi problemi o effetti collaterali inaspettati. Non vederlo come un fallimento, ma come un’opportunità preziosa per imparare e migliorare.

Analizza cosa non ha funzionato come previsto, capiscine le ragioni, correggi il piano d’azione e riprova.

Ricorda che il problem solving è spesso un ciclo continuo di azione, misurazione e adattamento, non una linea retta che porta infallibilmente al successo al primo tentativo.

Questa fase chiude il cerchio, permettendoti non solo di risolvere (si spera!) il problema specifico, ma anche di raccogliere dati ed esperienze che ti saranno utilissimi in futuro.

E soprattutto, è qui che inizi a vedere i benefici concreti sulla tua attività: processi più snelli, costi ridotti, clienti più soddisfatti, un team più efficiente e magari anche meno stressato.

Questo è il vero, tangibile valore del problem solving strutturato: trasformare le sfide quotidiane in opportunità di miglioramento reale per la tua PMI.

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Affrontare i problemi è più facile, se lo fai con le persone giuste

Probabilmente, se sei arrivato a fine articolo significa che mentre leggevi hai riconosciuto almeno una situazione che hai vissuto sulla tua pelle, vero?

E allora è il momento di passare dalla teoria alla pratica.

Se vuoi applicare un metodo di problem solving davvero efficace nella tua azienda, senza dover reinventare la ruota ogni volta, parliamone.

Da anni aiutiamo imprenditori come te a trasformare problemi ricorrenti in processi più snelli e risultati concreti.

Contattaci subito e raccontaci cosa ti blocca oggi: insieme possiamo trovare il modo giusto per far ripartire le cose.

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Quali sono le fasi del problem solving: domande frequenti

Perché è fondamentale definire il problema in modo preciso?

Definire con precisione il problema è il primo passo per una risoluzione efficace. Spesso ci si concentra sui sintomi, come un calo di fatturato, senza capirne le cause profonde. Questo porta a soluzioni inefficaci e spreco di risorse. Una diagnosi accurata, invece, permette di identificare il vero ostacolo e intervenire in modo mirato. Solo capendo il contesto e le dinamiche che generano il problema si può scegliere una strategia davvero utile.

Come si possono analizzare correttamente le cause di un problema?

Per analizzare correttamente le cause serve un approccio oggettivo basato su dati concreti. È importante raccogliere informazioni da chi vive il problema sul campo e consultare report, numeri e statistiche disponibili. Strumenti come i “5 perché” o mappe causa-effetto aiutano a scavare in profondità e individuare le radici del problema. Solo così si evita di agire in base a impressioni o consuetudini inefficaci.

Come scegliere la soluzione migliore dopo aver generato diverse opzioni?

Dopo il brainstorming, è fondamentale valutare le soluzioni con criteri oggettivi: fattibilità, costi, tempi di implementazione e impatto. Non bisogna innamorarsi della prima idea, ma confrontare le alternative in modo strutturato. Utili strumenti sono tabelle di pro e contro o sistemi di punteggio. Questo processo consente di individuare la soluzione più adatta alla situazione specifica dell’azienda, evitando scelte impulsive o poco efficaci.