In questo articolo parliamo di…

• Il Lean office trasferisce i principi del Lean Thinking agli ambienti d’ufficio, con l’obiettivo di ridurre gli sprechi nei flussi di informazioni e dati. Questo approccio migliora l’efficienza operativa, la qualità del servizio e la soddisfazione del cliente, valorizzando il ruolo delle informazioni come “prodotti” di valore.
• Gli strumenti del Lean office, come il Value Stream Mapping (VSM), consentono di mappare i flussi di lavoro esistenti per individuare sprechi, colli di bottiglia e attività inutili. Attraverso l’adozione di soluzioni digitali e l’ottimizzazione dei processi, è possibile migliorare la velocità e la precisione, riducendo tempi morti e errori.
• Implementare il Lean office è un percorso graduale che parte dalla consapevolezza degli sprechi esistenti, passando per la definizione degli obiettivi e l’adozione di soluzioni pratiche. Coinvolgere il personale e perseguire il miglioramento continuo sono chiavi fondamentali per garantire un cambiamento efficace e sostenibile.

La metodologia nata in fabbrica rivoluziona anche il lavoro d’ufficio, ottimizzando flussi di informazioni e dati.

Se ne sente parlare sempre più spesso, e chi si occupa di processi aziendali o ha l’obiettivo di migliorare l’organizzazione interna prima o poi inciampa in questo termine: Lean office.

Ma cosa si intende con questo concetto che arriva dal mondo della produzione industriale, ma che oggi si applica con successo anche ad altri ambiti?

Sì, anche agli uffici!

Dove non scorrono materiali, ma prevalentemente informazioni, dati, documenti, decisioni.

Le imprese di successo, come abbiamo visto accadere con tante tendenze manageriali innovative, non si fermano soltanto a guardare quello che succede in fabbrica o nei reparti operativi. Hanno capito che anche l’ufficio, il back office, i processi amministrativi, contabili e di servizio al cliente rivestono un ruolo fondamentale nella soddisfazione della clientela, nella capacità di essere competitivi e nel ridurre i costi.

In poche parole, c’è un valore enorme in ciò che avviene a livello informativo, non solo nella produzione di beni tangibili.

Forse in passato, guardando la tua azienda, ti sarà capitato di pensare: perché ci mettiamo tanto a rispondere ai clienti?

Perché la gestione delle pratiche amministrative è così macchinosa?

Perché il flusso di lavoro tra i diversi reparti pare incepparsi rallentando tutto?

Ecco, in queste domande si nasconde la ragione per cui il Lean office sta avendo oggi tanto successo.

Il Lean office non è un semplice concetto astratto.

Non è una di quelle parole alla moda utilizzate per rendere pomposo un testo o un discorso, ma che spesso nessuno sa di preciso cosa voglia dire (chi ha pensato a “resilienza”?).

Viceversa è una vera e propria strategia di miglioramento continuo, che punta ad analizzare i processi amministrativi e informativi, sia in ottica comportamentale, sia digitale, per eliminare gli sprechi ma non solo. Non si tratta semplicemente di tagliare i tempi morti, ma di guardare all’intero processo come se fosse una catena del valore in cui ogni passaggio deve essere ottimizzato per soddisfare meglio il cliente, sia esso esterno o interno.

Cliente interno?

Sì, con questa formulazione si fa riferimento alle comunicazioni che avvengono all’interno dell’azienda, tra reparti diversi, pensiamo ad esempio a back e front office.

Adesso qualcuno potrebbe anche chiedersi: “ok, ho capito che c’è qualcosa di interessante dietro a questo termine, ma come funziona esattamente tutto ciò, e quali sono i principi chiave che guidano il Lean office?”

Lascia che te lo spieghi in modo chiaro.

E, per farlo, partiamo dall’origine di questa filosofia, per poi scoprire come oggi venga applicata negli uffici con risultati sorprendenti.

Andiamo a vedere come tutto è iniziato e quali sono i suoi cardini.

Leggi anche: Toyota e il Lean Management: la storia di successo dietro la filosofia di efficienza

Definizione e contesto del Lean office

Il Lean office, come suggerisce la parola stessa, è l’adattamento dei principi del Lean Thinking all’ambiente degli uffici e dei servizi. Il Lean Thinking, divenuto famoso grazie all’approccio Toyota, nasce originariamente in fabbrica, dove bisognava ridurre gli sprechi per rendere la produzione più veloce, di qualità superiore e più efficiente.

Oggi però, l’attenzione non è più limitata al solo mondo manifatturiero: anche negli uffici ci sono flussi, processi, passaggi da gestire, solo che al posto di bulloni e lamierati abbiamo dati, email, report, approvazioni, autorizzazioni, software e procedure interne.

L’idea di fondo è trattare le informazioni come se fossero prodotti in un flusso di lavoro.

E come anticipato precedentemente, il cliente in un ufficio non sempre è esterno: può essere il reparto vendite che chiede alla contabilità di elaborare una fattura, il magazzino che attende un documento, o il cliente finale che si aspetta una risposta rapida. Ogni interazione richiede informazioni corrette, tempestive, utili. Il Lean office mira a individuare ciò che il cliente veramente apprezza, e a eliminare tutte le attività che non portano questo valore.

E proprio da qui, introdotti questi concetti, andiamo a scoprire i principi fondamentali che stanno alla base del Lean office.

I principi fondamentali del Lean office

Immagina di avere una mappa del tuo ufficio, non fisica ma concettuale. In questa mappa scorrono documenti e dati anziché pezzi di ricambio, e ogni informazione passa da un reparto all’altro fino ad arrivare al cliente finale.

La domanda da farsi è: quanto di questo flusso è davvero utile, e quanto invece è puro spreco?

Il Lean office si fonda su alcuni principi chiave. Il primo è il concetto di valore.

Senza capire cosa il cliente realmente desidera, si rischia di produrre inutilmente informazioni, report e documenti che nessuno usa. Una volta compreso il valore, occorre mappare il flusso del valore, cioè disegnare il percorso che i dati fanno da quando entrano nel sistema a quando ne escono. Questa mappatura serve per individuare attività ridondanti, colli di bottiglia e passaggi inutili.

Poi c’è il flusso, il cui obiettivo è rendere il più lineare possibile il percorso delle informazioni.

Senza intoppi.

Cosa significa?

Ad esempio vuol dire eliminare i tempi morti, le attese, le autorizzazioni superflue.

Ma non solo, attraverso un sistema di pull (tirare), invece che di push (spingere), il lavoro viene eseguito solo quando è richiesto dal cliente, evitando così la produzione eccessiva, direi burocratica, di documenti.

Infine, c’è la ricerca della perfezione: si punta a un miglioramento continuo, perché non c’è mai un limite al grado di efficienza che si può raggiungere.

La filosofia Lean insegna che la perfezione è un orizzonte verso cui tendere, un percorso continuo dove ogni passo avanti è un vantaggio competitivo per l’azienda.

Ora che abbiamo visto i principi, perché non addentrarci nel vivo delle criticità che il Lean office punta a risolvere? Diamo quindi uno sguardo agli sprechi più comuni negli uffici e scopriamo come riconoscerli.

Gli sprechi nel Lean office

Se in fabbrica gli sprechi possono essere facilmente visualizzati (pezzi difettosi, materiali inutilizzati, giacenze esagerate), invece, in ufficio, gli sprechi sono spesso invisibili. Li troviamo nascosti in tempi di attesa, errori nei documenti, passaggi inutili di dati, insomma in tutto ciò che non crea valore.

Il Lean office individua sette tipologie di sprechi ereditate dalla filosofia Lean, a cui se ne aggiunge un’ottava tipica degli ambienti amministrativi. Ci sono la sovrapproduzione di informazioni non necessarie, le attese inutili tra un passaggio e l’altro (come attendere una firma per giorni), i trasporti superflui di dati (magari inviati avanti e indietro via email senza motivo), i processi inutili che complicano l’operatività, l’eccesso di scorte di dati o documenti obsoleti, i movimenti inutili (spostarsi fisicamente per recuperare una cartella o cercare tra mille archivi digitali), i difetti nei documenti da correggere più volte, e infine il sottoutilizzo delle persone, cioè non sfruttare al meglio le competenze di chi lavora in azienda.

Quante volte capita che un collaboratore con promettenti abilità rimanga relegato a compiti di routine senza mai poter contribuire con le sue idee o competenze?

Questo è uno spreco che pesa non solo sull’efficienza, ma anche sulla motivazione e sull’innovazione organizzativa.

Ma come si fa a individuare e ridurre concretamente questi sprechi?

Niente paura, il Lean office non è solo teoria.

Esistono strumenti pratici per mappare e migliorare i processi amministrativi. E ora andiamo a vedere quali sono i più utilizzati.

Gli strumenti del Lean office

Immagina di avere tra le mani una lente d’ingrandimento capace di mostrarti il flusso dei dati nel tuo ufficio: dove si fermano, dove si ingarbugliano, dove si sprecano. Questa lente si chiama Value Stream Mapping (VSM), ed è uno dei principali strumenti del Lean office.

Il VSM ti permette di disegnare una mappa del processo attuale, evidenziando tutti i passaggi, le informazioni che transitano, il tempo impiegato, gli eventuali sprechi.

Una volta ottenuta la fotografia di come l’ufficio lavora oggi (As Is), si passa alla progettazione di come potrebbe e dovrebbe lavorare domani (To Be), eliminando gli sprechi, semplificando i flussi, adottando soluzioni digitali integrate.

Ma non è tutto.

Anche l’adozione di strumenti digitali moderni, come CRM, software di gestione dei progetti tipo Monday o Smart Sheet, può fare la differenza.

L’obiettivo è ridurre i passaggi manuali, evitare di passare da un software all’altro senza motivo, centralizzare i dati e renderli facilmente accessibili a chi ne ha bisogno, quando ne ha bisogno. Questo approccio non solo migliora i tempi, ma riduce il rischio di errori e aumenta la trasparenza.

E se adesso stai iniziando a intuire come potrebbe trasformarsi la tua azienda grazie a questa nuova filosofia organizzativa, vien da chiedersi quali sono concretamente i benefici del Lean office.

Sì, andiamo a scoprire perché sempre più aziende stanno abbracciando questa filosofia.

I benefici del Lean office

Migliorare l’efficienza non vuol dire solo abbattere i costi, anche se questo è spesso uno dei primi benefici tangibili. Significa anche liberare tempo ed energie per attività a maggiore valore aggiunto, velocizzare il servizio al cliente, migliorare la qualità delle informazioni, ridurre gli errori.

In definitiva, si crea un circolo virtuoso che impatta su tutta l’organizzazione.

Un ufficio che adotta i principi lean diventa più flessibile, più reattivo alle esigenze del mercato. Non si tratta di trasformare le persone in robot, ma di rendere il loro lavoro più snello, più sostenibile. Il Lean office, come già accennato nel capitolo precedente, valorizza le risorse umane, evitando che vengano sprecate in compiti inutili o noiosi.

Questo migliora la motivazione e riduce il turnover, creando nel contempo un ambiente più collaborativo e orientato al miglioramento continuo.

In un contesto di rapida evoluzione, dove la concorrenza è globale e le aspettative dei clienti sono sempre più alte, poter contare su processi amministrativi fluidi e senza intoppi fa la differenza. Basta pensare a quanto può essere prezioso ridurre i tempi di risposta ai clienti, evitare errori nei documenti contabili, o risparmiare ore e ore di lavoro nella gestione delle pratiche.

Tutto ciò incide sul fatturato.

Sulla reputazione.

Sulla capacità di attrarre e trattenere clienti e talenti.

E chi non vorrebbe ricevere una spinta sotto tutti questi punti di vista?

Penso anche tu.

Anzi, ne sono sicuro!

Ma come si fa a portare il Lean office all’interno della propria realtà aziendale, soprattutto se non si ha mai sentito parlare prima di queste cose?

Come introdurre il Lean office nella tua realtà

Niente panico, perché l’introduzione del Lean office non è una rivoluzione che si fa in una notte, ma un percorso a tappe ben definite.

Il primo passo è la consapevolezza: capire dove sono gli sprechi, dove si annidano i ritardi, i difetti, gli errori di comunicazione. Per farlo si può partire con una fase di analisi, mappando i processi esistenti, magari con il Value Stream Mapping.

Una volta capito lo stato attuale, occorre fissare gli obiettivi: vogliamo ridurre i tempi di risposta al cliente del 50%? Eliminare le doppie approvazioni inutili? Digitalizzare l’archiviazione dei documenti cartacei?

Benissimo, è il momento di identificare le soluzioni.

In alcuni casi potrà trattarsi di introdurre strumenti digitali di collaborazione, in altri di rivedere i flussi autorizzativi, in altri ancora di ridurre i meeting improduttivi.

È importante coinvolgere il personale in questo processo.

Chi meglio dei nostri collaboratori conosce i piccoli e grandi intoppi della vita d’ufficio?

Dare loro la possibilità di partecipare, di condividere idee per migliorare i processi, aiuta ad aumentare il senso di responsabilità, il coinvolgimento e la motivazione. Le persone non sono ingranaggi, ma risorse preziose che, se ascoltate, contribuiscono a rendere più snello il lavoro.

Infine, non bisogna dimenticare il miglioramento continuo.

Il Lean office non è un progetto con un inizio e una fine definiti, ma un percorso che può portare sempre nuove scoperte. Una volta ottenuti i primi risultati, vale la pena continuare a monitorare, misurare le performance e capire dove intervenire ancora.

Ricorda.

Ogni ottimizzazione apre la strada a nuove opportunità di miglioramento.

Arrivati a questo punto, abbiamo visto cosa è il Lean office, dove nasce, come si applica, quali sono i benefici, gli strumenti e i passi per introdurlo.

Abbiamo anche visto perché questa filosofia viene sempre più considerata una leva strategica per la propria azienda.

Non resta che tirare le fila del discorso, per capire davvero come implementare tutto ciò nella tua azienda.

Leggi anche: Lean Management e Lean Production: principi e pratiche per l’eccellenza operativa

Ridurre gli sprechi in ufficio vuol dire aumentare la competitività, migliorare la qualità del servizio, ridurre errori e tempi di attesa, valorizzare le competenze del personale.

Il Lean office non è un termine alla moda nato per caso. È l’evoluzione naturale dei principi Lean in un mondo che non produce solo oggetti, ma genera valore attraverso flussi di informazioni e conoscenza.

Applicare il Lean office significa guardare all’ufficio come a una fabbrica dell’informazione, dove ogni attività dovrebbe portare a un risultato utile per il cliente, interno o esterno che sia.

Il risultato è un’organizzazione più fluida, più attenta ai dettagli, più flessibile. Il Lean office è quindi uno strumento, una filosofia, un approccio che contribuisce a far emergere il meglio della tua azienda, liberandola dai fardelli invisibili ma pesanti che ne rallentano la corsa.

In un’epoca in cui il mercato richiede rapidità, efficienza e innovazione continua, dotarsi di un approccio lean in ufficio può fare la differenza.

Perché la domanda da farsi, alla fine, è questa:

Meglio restare nella media o distinguersi come leader?

Meglio avvantaggiarsi adesso sulla concorrenza o rimanere nel gruppo?

Senza contare che, spesso, tra il rimanere nel gruppo e il ritrovarsi a inseguire con affanno, il passo è breve.

Come abbiamo visto, introdurre il Lean office non è un salto nel vuoto: esistono metodi, strumenti, principi collaudati, e un potenziale di benefici difficile da ignorare.

È proprio questa la strada che sempre più aziende stanno imboccando, perché hanno capito che l’efficienza non è solo una parola da sbandierare, ma un obiettivo reale e raggiungibile, se si hanno la mentalità aperta e la voglia di migliorare di continuo.

E ora, che sai cosa è il Lean office, se ti senti pronto a fare il passo successivo, ricordati che non sei da solo: ogni grande cambiamento è fatto di piccoli passi, ma l’importante è cominciare.

Non fare l’errore di pensare che si tratti di una strategia limitata alle grandi imprese, questo know how è infatti replicabile nell’ampio mondo delle Micro, Piccole e Medie Imprese Italiane.

E noi di MentiPratiche siamo pronti ad aiutarti in questo balzo evolutivo per la tua azienda.

Contattaci subito. Il nostro team di professionisti è a tua disposizione per rispondere a ogni tua domanda, che sia di natura pratica, procedurale o concettuale. Siamo pronti a guidarti passo dopo passo nell’implementazione di questa innovazione all’interno della tua azienda!

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Cosa è il Lean office? Domande frequenti

Che cos’è il Lean office?

Il Lean office è l’adattamento dei principi del Lean Thinking agli uffici e ai servizi. Questo approccio mira a ottimizzare i flussi di informazioni, eliminare gli sprechi e migliorare l’efficienza nei processi amministrativi e informativi, trattando i dati e i documenti come prodotti in un flusso di lavoro da perfezionare continuamente. L’obiettivo principale è migliorare la competitività aziendale riducendo costi e tempi di risposta. Non è solo teoria: è una strategia pratica per incrementare il valore percepito dai clienti.

Quali sono i principi fondamentali del Lean office?

I principi del Lean office includono il concetto di valore, la mappatura del flusso del valore, il miglioramento del flusso per eliminare intoppi e sprechi, l’adozione di un sistema di pull per lavorare solo su richiesta del cliente e la ricerca della perfezione attraverso il miglioramento continuo dei processi. Questi principi aiutano a focalizzarsi su ciò che davvero crea valore per il cliente. La loro applicazione pratica consente di eliminare attività ridondanti e migliorare il coordinamento interno.

Quali benefici può portare il Lean office a un’azienda?

Il Lean office porta benefici come la riduzione dei costi, la velocizzazione dei processi, il miglioramento della qualità delle informazioni, la riduzione degli errori e un aumento della motivazione e del coinvolgimento del personale. Questo approccio rende l’organizzazione più flessibile, reattiva e competitiva nel mercato. Inoltre, contribuisce a creare un ambiente lavorativo più collaborativo e ad aumentare la soddisfazione dei clienti, sia interni che esterni.