In questo articolo parliamo di…

• Potenziare il problem solving in azienda non è un esercizio teorico, ma una leva concreta per migliorare l’efficienza operativa, ridurre gli sprechi, stimolare l’innovazione e, in definitiva, aumentare la redditività. Significa meno tempo speso a “spegnere incendi” e più energia dedicata alla crescita strategica della tua PMI.
• Non serve essere nati risolutori di problemi. Esistono tecniche specifiche e strategie pratiche, come il brainstorming mirato o l’analisi delle cause profonde, che puoi imparare e insegnare al tuo team per affrontare le sfide in modo più strutturato ed efficace, anche con risorse limitate.
• Le tecniche da sole non bastano. Competenze trasversali come il pensiero critico (per non cadere in facili errori di valutazione), la creatività (per trovare soluzioni fuori dagli schemi) e la comunicazione efficace (per allineare il team) sono il vero motore del problem solving di successo. Investire su queste aree potenzia enormemente la capacità di risolvere problemi complessi.

Aumentare le capacità analitiche e migliorare le competenze trasversali del team crea un contesto aziendale nel quale i problemi alimentano l’innovazione

Sei un imprenditore, un manager di una PMI. Le giornate sono fatte di decisioni rapide, imprevisti, clienti da gestire, fornitori che ritardano, collaboratori che hanno bisogno di una guida.

I problemi, piccoli o grandi, sono il tuo pane quotidiano.

Ma sei sicuro di affrontarli nel modo più efficace?

O ti ritrovi spesso a “spegnere incendi” invece che a costruire il futuro della tua azienda?

Migliorare il modo in cui tu e il tuo team risolvete i problemi è una leva strategica potentissima.

Sappiamo entrambi che la definizione di “problem solving” e le sue fasi teoriche (identificazione, analisi, generazione soluzioni, ecc.) le hai già sentite, magari le hai pure lette in qualche altro nostro articolo. Quindi, andiamo dritti al punto che ti interessa davvero come imprenditore o manager.

Leggi anche: Esempi pratici di problem solving creativo: ecco perché è così potente

Perché dovresti davvero investire tempo nel problem solving? Ecco i benefici

“Tempo? Ma se non ho nemmeno il tempo di respirare!“

Lo so cosa stai (probabilmente) pensando. La tentazione di vedere il problem solving strutturato come l’ennesima teoria da consulenti, lontana dalla realtà della tua PMI, è forte.

Però fermati un attimo.

Quanto tempo, energia e – diciamolo – denaro perdi ogni settimana a causa di problemi ricorrenti, decisioni affrettate, errori banali o conflitti interni che si trascinano?

Ecco perché investire un po’ del tuo tempo (e di quello del tuo team) per migliorare come affrontate i problemi è uno degli investimenti più svegli che puoi fare.

Cosa significa concretamente?

Quali sono i vantaggi?

• meno stress: immagina di non dover più intervenire su ogni singola grana perché il tuo team è più autonomo nel trovare soluzioni. Mica male!
• decisioni più solide: invece di andare “a naso”, usare un approccio strutturato ti aiuta a basare le scelte su fatti e analisi, riducendo il rischio di prendere costose cantonate;
• efficienza alle stelle: risolvere i problemi alla radice, invece di mettere pezze temporanee, elimina sprechi di tempo e risorse. Tradotto: risparmio sui costi;
• innovazione reale: un team che sa analizzare i problemi è anche un team che sa identificare opportunità nascoste e proporre soluzioni innovative, magari quel prodotto o servizio che ti differenzia dalla concorrenza. Tradotto: potenziale aumento di fatturato.

Quindi, la domanda non è se hai tempo da perdere, ma se puoi permetterti di non investire tempo per ottenere questi benefici.

Adesso che abbiamo chiarito perché vale la pena dedicare attenzione a questa competenza, anche quando il tempo sembra tiranno, è il momento di passare dagli intenti ai fatti. Sì, vediamo quali strumenti pratici puoi usare fin da subito.

Stai là perché ora vediamo come fare senza stravolgere l’azienda.

Dopo la foto!

Le tecniche di problem solving più efficaci per PMI (anche se hai poco tempo)

Ok, sei convinto che ne valga la pena. Ma come si fa concretamente, senza impelagarsi in metodologie astruse che richiedono mesi di formazione?

La buona notizia è che ci sono tecniche semplici, quasi banali nella loro genialità, che puoi iniziare ad usare domani mattina.

Non serve essere la Apple o Google.

Pensa a queste come a degli attrezzi nella tua cassetta: non li usi tutti sempre, ma scegli quello giusto per il lavoro specifico.

Eccone un paio che funzionano alla grande nelle PMI.

Partiamo dal brainstorming (quello fatto bene).

Insomma, non la solita riunione caotica dove parla solo chi alza di più la voce.

Stabilisci un problema chiaro e specifico (es. “Come possiamo ridurre i tempi di risposta alle email dei clienti del 20% entro 3 mesi?“). Definisci regole semplici: nessuna critica alle idee altrui in fase iniziale, quantità prima della qualità, idee anche “pazze” sono benvenute. Nomina un moderatore che tenga i tempi e scriva tutto. Solo dopo si valutano e si combinano le idee. È un modo veloce per far emergere soluzioni inaspettate coinvolgendo il team.

E poi il metodo dei 5 Perché (la tecnica del “bambino curioso“).

Hai presente quando un bambino continua a chiedere “Perché?” fino a sfinirti?

Ecco, applicalo ai problemi aziendali.

Parti dal problema evidente (es. “Il cliente X si lamenta per il ritardo nella consegna“) e chiediti “Perché?“. Alla risposta (es. “Perché il prodotto non era pronto in magazzino“), chiedi di nuovo “Perché?“. Continua così per circa 5 volte (o finché non arrivi a una causa radice sensata, es. “Perché il fornitore Y ha ritardato la materia prima“, oppure “Perché il processo di controllo qualità è troppo lento“).

Può sembrare banale, ma ti costringe ad andare oltre i sintomi e a trovare la vera causa, quella su cui agire per risolvere il problema definitivamente. Non per nulla è un metodo ispirato alla filosofia orientale, che viene dal Giappone.

Costa zero e richiede pochi minuti.

Vedi? Niente di trascendentale.

Si tratta di introdurre piccole abitudini, modi diversi di guardare ai problemi che già affronti ogni giorno.

Non è roba da multinazionali, è buonsenso applicato.

Questi strumenti sono potenti, ma come un martello nelle mani di chi non sa piantare un chiodo, possono essere poco efficaci se non sono supportati dalle giuste capacità personali e di team.

Andiamo a vedere quali sono queste “skill” fondamentali.

Pensiero critico, creatività e comunicazione: le soft skills che migliorano davvero il problem solving

Allora, come si usa questo martello?

Qui diventano importanti quelle che spesso vengono chiamate “soft skills”, un termine che a volte suona un po’ fumoso.

Traduciamole in vantaggi concreti per la tua azienda quando si tratta di risolvere problemi.

Partiamo dal cosiddetto pensiero critico. Sembra una parolona, ma in pratica significa non bersi la prima cosa che ti viene detta o che ti viene in mente. È la capacità di analizzare le informazioni, distinguere i fatti dalle opinioni, valutare i pro e i contro di una soluzione prima di buttarcisi a capofitto.

Concretamente?

Ti evita di investire soldi e tempo in idee brillanti sulla carta ma disastrose nella realtà, o di dare la colpa al collaboratore sbagliato per un problema complesso.

È l’antidoto alle decisioni “di pancia” che poi si rivelano costose.

E poi c’è la creatività.

No, non significa che tutti debbano diventare artisti.

Significa avere la capacità di guardare un problema da angolazioni diverse, di uscire dagli schemi mentali abituali (“abbiamo sempre fatto così“) per trovare soluzioni nuove, magari più semplici, più economiche o più efficaci.

Pensa a quando devi risolvere un problema con un budget risicato: la creatività ti aiuta a trovare quella soluzione “alla MacGyver” che ti salva la situazione.

È fondamentale per l’innovazione, anche quella piccola, quotidiana.

Infine ti cito la comunicazione efficace.

Assolutamente fondamentale.

Perché puoi avere l’idea migliore del mondo per risolvere un problema, ma se non sai spiegarla al tuo team, convincere chi deve metterla in pratica, o ascoltare i dubbi e i suggerimenti dei tuoi collaboratori, quell’idea non darà i risultati sperati.

Significa parlare chiaro, ascoltare sul serio (non solo aspettare il tuo turno per parlare) e saper dare e ricevere feedback costruttivi. In pratica, è l’olio che fa girare gli ingranaggi della collaborazione per implementare le soluzioni.

Lo so, stai pensando: “E come faccio a sviluppare queste cose?“.

Non si fa con un corso una tantum di due ore.

Ma riconoscere la loro importanza è il primo passo. Il secondo è creare un ambiente dove queste capacità siano incoraggiate e… allenate.

Infatti, come un muscolo, anche la capacità di risolvere problemi, supportata da queste skill, va tenuta in esercizio. Vediamo come puoi farlo in modo semplice e integrato nel lavoro di tutti i giorni.

Come allenare il problem solving in azienda? Esercizi pratici per te e il tuo team

Bene, abbiamo capito l’importanza, conosciamo qualche tecnica e sappiamo quali “soft skills” servono. Ora, la domanda da un milione di euro: come facciamo a far diventare tutto questo una pratica diffusa in azienda?

Si può ad esempio cominciare da piccole abitudini costanti e da un cambio di mentalità. Ecco qualche idea concreta che puoi iniziare ad applicare subito:

• l’analisi “Post-Mortem” (ma senza caccia alle streghe): quando qualcosa va storto (un progetto, una consegna, un’interazione col cliente), invece di cercare il colpevole, in azienda prendetevi mezz’ora insieme. Usate i “5 Perché”: cosa è successo davvero? Cosa potevamo fare diversamente? Cosa abbiamo imparato per la prossima volta? Trasforma l’errore da fonte di stress a lezione gratuita.
• sessioni “What If…?” (anticipare le grane): dedica 15-20 minuti ogni tanto a ipotizzare scenari futuri scomodi: “E se il fornitore X aumenta i prezzi del 30%?“, “Cosa facciamo se quel cliente importante se ne va?“. Brainstorming veloce sulle possibili contromosse. Non serve il piano perfetto, ma iniziare a pensare prima che il problema bussi alla porta.
• incoraggia le soluzioni dal basso (responsabilizza!): abitua i tuoi collaboratori a portarti non solo il problema, ma almeno una bozza di soluzione. Anche se imperfetta, li spinge a pensare, a uscire dalla lamentela e a sentirsi parte della soluzione. Premia l’iniziativa, non solo il risultato perfetto.
• studi di casi interni: ripesca un problema che avete già risolto (o non risolto!) in passato. Discutetene brevemente: “Col senno di poi, cosa avremmo potuto fare?“. È un modo semplice per consolidare l’apprendimento dall’esperienza.

L’obiettivo, lo ripeto, non è diventare dei supereroi del problem solving dall’oggi al domani.

È creare un ambiente dove affrontare i problemi in modo strutturato, critico e creativo diventi la normalità.

Leggi anche: Problem solving e soft skills: un connubio vincente

Ok, belle idee, ma chi ha il tempo e la forza di mettere in piedi tutto questo da solo?

Lo so cosa stai pensando. Tra le urgenze quotidiane, le scadenze, i clienti e tutto il resto, trovare l’energia per introdurre e mantenere queste nuove abitudini può sembrare un’impresa titanica.

È qui che un partner esterno può fare la differenza.

Noi di Menti Pratiche facciamo proprio questo: aiutiamo imprenditori e manager come te a far crescere la loro azienda lavorando sul capitale più prezioso: le persone. Crediamo fermamente che tirar fuori il potenziale nascosto in ogni tuo collaboratore sia la vera chiave per sbloccare le performance.

Come lo facciamo?

Con percorsi di formazione e consulenza molto concreti:

• analizziamo i tuoi processi: ti aiutiamo a capire dove si inceppa la macchina, dove perdi tempo e risorse, per rendere tutto più fluido ed efficiente;
• facciamo executive coaching: supportiamo te e i tuoi manager nello sviluppare la leadership necessaria per guidare il team attraverso le sfide;
• costruiamo team che funzionano: organizziamo attività mirate non per fare la “gita aziendale”, ma per migliorare davvero la collaborazione, la comunicazione e la capacità di risolvere problemi insieme.

Il nostro approccio è metodico, dedicato e parte da un presupposto: ogni persona è unica e può dare un contributo fondamentale se messa nelle condizioni giuste.

Quindi, se senti che migliorare il problem solving e le performance generali della tua azienda è una priorità, ma non sai da dove cominciare o ti serve una spinta esperta per farlo nel modo giusto, parliamone.

Contattaci adesso: possiamo aiutarti a trasformare queste idee in risultati concreti e misurabili.

---

Migliorare le competenze di problem solving: domande frequenti

Come posso introdurre queste tecniche senza che il mio team le veda come l’ennesima “perdita di tempo” imposta dall’alto?

È una preoccupazione legittima. Il segreto è il coinvolgimento e la pertinenza. Invece di imporre un metodo “perché l’ho letto su un blog”, parti da un problema reale che il team sente e che causa frustrazione (es. quel processo lento che fa impazzire tutti). Presenta la tecnica (es. i 5 Perché) come uno strumento per loro, per risolvere quel fastidio specifico. Spiega chiaramente i benefici attesi per il loro lavoro quotidiano (meno stress, meno errori, più efficienza). Inizia in piccolo, magari con un gruppo pilota o su un problema circoscritto. E soprattutto, celebra le prime piccole vittorie ottenute grazie al nuovo approccio e dai tu stesso l’esempio usandolo per primo.

La mia è una piccola azienda, non abbiamo le risorse di Google o Apple. Queste strategie sono davvero applicabili anche da noi?

Assolutamente sì! Anzi, spesso le PMI sono più agili nell’adottare nuovi approcci. Non pensare a consulenti strapagati o software complessi. Tecniche come i “5 Perché” o un brainstorming ben moderato non costano nulla se non un po’ di tempo e volontà. L’importante è la scalabilità e l’adattabilità. Scegli le tecniche più semplici e applicale ai tuoi problemi specifici. Il vero cambiamento è più una questione di mentalità – passare da un approccio reattivo a uno proattivo e analitico – che di grandi investimenti. Si tratta di usare meglio le risorse che già hai, a partire dalle teste pensanti del tuo team.

Come faccio a capire se stiamo effettivamente migliorando nel problem solving? Ci sono dei segnali concreti?

Certo, non devi basarti solo sulle sensazioni. Ci sono segnali molto concreti che puoi osservare. Ad esempio: i problemi ricorrenti iniziano a diminuire o vengono risolti più rapidamente? Noti una riduzione degli errori, degli sprechi o delle lamentele dei clienti su certi temi? I membri del tuo team iniziano a proporti soluzioni in modo più proattivo, invece di portare solo il problema? Vedi un miglioramento nel clima interno, con meno conflitti irrisolti o scaricabarile? Ricevi feedback positivi dai clienti sulla rapidità o efficacia con cui avete risolto un loro problema? Questi sono tutti indicatori tangibili che il “muscolo” del problem solving si sta rafforzando.