In questo articolo parliamo di…

• La Value Stream Mapping (VSM) aiuta a visualizzare e migliorare i processi aziendali. Disegnando una mappa dello stato attuale (As Is), è possibile individuare inefficienze, sprechi e ridondanze nei flussi di lavoro, gettando le basi per un miglioramento continuo. Questo strumento è particolarmente versatile, adattandosi sia a contesti produttivi che a flussi informativi nei servizi.
• Dopo aver identificato sprechi e inefficienze, la mappa dello stato futuro (To Be) consente di progettare un flusso di lavoro più snello, integrando soluzioni innovative e standardizzate. Questo approccio promuove non solo l’efficienza operativa, ma anche una mentalità orientata al cambiamento costante.
• La composizione del team e la selezione del processo sono fondamentali per il successo della VSM. Un gruppo multidisciplinare, composto da figure strategiche e operative, garantisce un’analisi approfondita e una visione completa. È essenziale scegliere un processo rilevante, in grado di portare valore tangibile al cliente e all’azienda, concentrandosi sulle attività più critiche.

Dalla mappatura dello stato attuale alla progettazione del futuro, la VSM è una metodologia versatile per migliorare ogni processo, dal manifatturiero ai servizi.

Rappresentare in modo chiaro e pratico ogni passaggio di un processo aziendale, rendere visibili i flussi di lavoro, i movimenti di dati e le interazioni tra le persone per individuare le inefficienze e tagliare gli sprechi, può sembrare un obiettivo ambizioso.

Eppure, è proprio questo ciò che consente di fare la Value Stream Mapping (VSM), uno strumento che prende forma su un foglio, in un diagramma di simboli e linee, ma che si traduce in risultati concreti sul campo.

E, a quanto pare, la filosofia Lean, di cui la VSM è parte integrante, ha già fatto scuola in molte aziende industriali e non solo.

Dalle fabbriche ai servizi, dagli uffici amministrativi agli studi professionali, sempre più organizzazioni si affidano alla VSM per far emergere gli aspetti inefficienti, ripensare i propri processi e renderli più snelli, efficienti e orientati alla soddisfazione del cliente.

Pur essendo spesso associata al mondo manifatturiero, infatti, la VSM si sta dimostrando un approccio estremamente versatile. Il suo potenziale non è limitato alle linee di montaggio, ma si estende anche ai flussi informativi, dove documenti, email e approvazioni interne costituiscono la materia prima del lavoro quotidiano.

Ma non si tratta solo di diagrammi e simboli, la VSM è un vero e proprio viaggio che parte da una mappatura dell’esistente per arrivare a un futuro più lineare ed equilibrato, con meno attese e passaggi inutili.

Un viaggio che, a ben vedere, può aiutare a sviluppare una cultura aziendale orientata al miglioramento costante, evitando di adagiarsi sull’abitudine e stimolando invece la creatività e l’innovazione.

E allora, perché non provare a capire come funziona davvero questo strumento?

Quali sono i passaggi necessari per realizzarlo?

Come si può sfruttarlo per dare una marcia in più alla propria impresa?

Potrebbe essere il punto di svolta che stavi cercando.

Soprattutto se hai la sensazione che qualche ingranaggio, nei processi interni, abbia bisogno di essere lubrificato meglio.

Continua a leggere, perché in questo articolo andiamo alla scoperta dei benefici che la VSM può portare, esaminando passo dopo passo come realizzarla.

Concretamente.

Leggi anche: Cosa è il Lean Office e perché molte aziende non possono più farne a meno

Come definire il team di progetto per la Value Stream Mapping

Partiamo da una domanda.

Perché mai un imprenditore, un manager o un responsabile di funzione dovrebbe sedersi con il proprio team attorno a un tavolo, fogli e post-it alla mano, per disegnare processi che già conosce a memoria?

Perché molto spesso la conoscenza che si ha del proprio lavoro è frammentaria, incompleta e confusa. Solo quando si mette tutto nero su bianco, tracciando ogni passaggio, si apre una prospettiva chiara e condivisa, che permette di individuare colli di bottiglia, attese inutili e ridondanze.

Condivisa perché è fondamentale includere i propri collaboratori in questo processo. Sono loro ad avere davvero il polso della situazione, poiché tutti i giorni hanno a che fare con la macchina organizzativa e i processi aziendali.

Detto altrimenti…

Sono loro a sapere come funzionano le cose.

Quali sono i problemi.

Cosa è necessario migliorare.

Vuoi davvero capire come creare una mappa che rifletta l’attuale stato delle cose e come progettare il futuro?

Andiamo per step, cominciando dalla creazione del team che si occuperà di questo progetto.

È un po’ come quando dobbiamo arredare il nostro appartamento, bisogna avere le idee chiare su cosa fare: c’è chi prende le misure, chi sceglie i colori e chi monta e installa i mobili.

Allo stesso modo, per fare una VSM efficace, serve un team composto da persone diverse, con competenze e ruoli complementari.

Ma non temere.

Non stiamo parlando di mettere in piedi chissà quale task force sovradimensionata.

Non è qualcosa che possono fare solo le multinazionali, anzi anche le piccole e medie imprese ne possono trarre un grande vantaggio.

Bastano quindi poche figure chiave, ma ben selezionate:

• il Value Stream Manager: una persona con visione strategica del processo, in grado di coordinare il gruppo e di tenere a mente gli obiettivi principali;
• il manager di funzione e gli addetti degli uffici coinvolti: mai lasciare fuori le persone che quotidianamente si sporcano le mani sul processo. Come già accennato, sono loro che sanno in quale cassetto si trova la carta della fotocopiatrice, dove si inceppa la richiesta di approvazione e quando un documento rimane troppo tempo fermo sulla scrivania di qualcuno.

È fondamentale che il team sia multifunzionale, cioè formato da persone provenienti da aree diverse. Così, quando si discute di un problema, si ha la possibilità di guardarlo da più punti di vista. E non dimenticare di definire i ruoli e le responsabilità: ognuno deve sapere cosa fare, altrimenti si rischia di perdere tempo prezioso.

Bene, formato il team, si può passare allo step successivo, quello di scegliere il processo da analizzare. Perché, va detto, non puoi mappare tutto in un colpo solo.

Devi puntare su un processo specifico, rilevante, su cui valga la pena investire tempo ed energie.

Come selezionare il processo da analizzare e perché focalizzarsi su quello giusto

Non tutti i processi aziendali sono uguali, alcuni sono più critici, altri più semplici, alcuni più strategici, altri di routine. Scegliere il processo da analizzare è cruciale. L’obiettivo è puntare su un ambito che, se migliorato, porti un valore tangibile per l’azienda e per il cliente.

Potrebbe trattarsi di un iter burocratico interno troppo lento, della gestione dei documenti per le commesse più importanti, del flusso di approvazione di una pratica che richiede troppi passaggi o, ancora, della redazione di un bando.

Qualunque sia il processo scelto, è importante raccogliere prima i dati.

Ad esempio?

Quanto tempo richiede il processo per arrivare al suo termine, quante persone toccano un documento, quali errori si verificano spesso, quali colli di bottiglia emergono di frequente.

Ma prima di entrare nel dettaglio, è importante sottolineare una cosa: la VSM non è uno strumento di critica sterile. Non si mappa per puntare il dito contro qualcuno, ma per individuare il problema e risolverlo. Tenere presente questo approccio costruttivo è essenziale per coinvolgere tutti con spirito di collaborazione.

E ora, è arrivato il momento di tradurre tutto questo in un disegno chiaro e dettagliato, che metta in fila i passaggi così come avvengono oggi.

Vediamo come.

Mappare lo stato attuale: come disegnare la situazione As Is e capire dove sta il problema

Arriva il momento di prendere un grande foglio, magari appeso alla parete, e cominciare a disegnare con penne colorate e utilizzando post-it con delle note. Si parte dal cliente e si va a ritroso, oppure si parte dalle materie prime (o dalle informazioni in ingresso) e si procede fino al cliente finale. L’importante è riportare ogni fase, ogni attore e ogni scambio di informazioni.

La rappresentazione grafica della VSM segue modelli come lo schema a blocchi, il diagramma di flusso interfunzionale e altri per indicare documenti, flussi elettronici, comunicazioni tra reparti e attese. Spesso utilizzando simboli standard, ma anche dei semplici post-it con note, l’importante è essere chiari e coerenti.

Durante questa fase è fondamentale essere onesti.

Non bisogna disegnare il processo come dovrebbe essere, ma come è davvero oggi. Solo così potrai capire quali attività aggiungono valore e quali no. Raccogli i dati su tempi di esecuzione, attese, errori, rifacimenti, controlli ridondanti. È utile segnalare anche il numero di persone coinvolte, i mezzi utilizzati, i sistemi informatici a supporto.

È una fase che può richiedere diverse ore, se non giornate intere, ma ne vale la pena.

Quanto a fondo si deve scendere?

È fondamentale raggiungere un equilibrio tra una visione strategica, che si concentra sugli obiettivi di processo mantenendo un livello di dettaglio ridotto, e una visione tattica, caratterizzata da un’analisi più approfondita delle attività operative con un alto grado di dettaglio.

Al termine avrai davanti una mappa che ti mostra il tuo processo da un punto di vista inedito, un puzzle finalmente composto, grazie al quale potrai vedere chiaramente quali tessere sono fuori posto.

Ora che hai la tua mappa “As Is”, come procedere?

È qui che diventa importante la distinzione tra attività a valore aggiunto e quelle che non portano alcun beneficio.

Vediamo come identificare gli sprechi.

Come identificare e analizzare gli sprechi: eliminare i muda per far emergere il valore

Nella filosofia Lean si parla di muda, parola giapponese che significa spreco. In altre parole, si tratta di tutto ciò che non serve, non contribuisce al valore percepito dal cliente, ma che tuttavia prosciuga risorse e rallenta i processi.

Rileggendo la tua mappa “As Is”, individua i passaggi che non aggiungono valore. Ad esempio:

• attese infinite per una firma o un’approvazione;
• documenti duplicati creati senza necessità;
• movimenti inutili, come cercare file in archivi mal organizzati;
• attività ridondanti, magari due controlli simili sullo stesso documento;
• errori frequenti che richiedono di ripetere l’intero lavoro.

In questa fase è importante non avere paura di mettere il dito nella piaga. È proprio scovando i problemi che si può crescere. Ma attenzione, anche in questo caso non si tratta di cercare colpevoli, bensì di trovare soluzioni.

E infatti, una volta individuati gli sprechi, la domanda successiva da farsi è: “come posso semplificare, standardizzare, automatizzare, ridurre o eliminare questo passaggio?“

Ecco, il lavoro sta diventando interessante.

Stai iniziando a vedere dove puoi agire per migliorare le cose.

Ma prima di pensare alle soluzioni, c’è un ulteriore passaggio da fare: disegnare lo stato futuro del processo.

Dopo aver visto tutti i problemi e i difetti, infatti, ti sarai fatto un’idea di come dovrebbe essere invece il flusso ottimale, vero?

Bene, allora proviamo a disegnarlo.

Come progettare lo stato futuro: dal caos alla linearità grazie alla value stream mapping

Immagina di avere la possibilità di ridisegnare il processo così come lo vorresti: meno attese, passaggi più fluidi, informazioni che scorrono senza intoppi da un attore all’altro, senza fermarsi inutilmente per giorni in una casella di posta elettronica.

Questo è lo stato futuro, o “To Be”, della tua Value Stream Mapping.

In questa fase si mettono in campo idee e soluzioni. Se prima ti sei limitato a osservare e descrivere, ora è il momento di agire.

Come?

Dipende dai problemi emersi nella frase precedente.

Riduci i passaggi superflui, elimina le ridondanze, sostituisci i controlli manuali con procedure standard o automazioni, crea modelli predefiniti per i documenti, così da evitare rifacimenti.

È come ristrutturare una casa: prima guardi com’è adesso, con tutti i suoi difetti, poi progetti una nuova distribuzione degli spazi, dell’arredamento, della luce. Lo stesso avviene con la VSM: la mappa To Be è il progetto del tuo nuovo sistema.

Una volta disegnata la mappa dello stato futuro, non resta che passare all’azione, ovvero implementare i cambiamenti.

Questa è la fase in cui si corre il rischio di lasciare tutto sulla carta, ma è anche quella più stimolante, perché, se ben fatta, porta a risultati tangibili.

Prima di parlare dell’implementazione, però, facciamo una pausa di riflessione.

Se all’inizio poteva sembrarti tutto molto teorico, man mano che andiamo avanti stai scoprendo che così che non è.

Anzi, la VSM è uno strumento tremendamente pratico, utilizzato da aziende di ogni tipo.

Sì, anche da chi non sta in Silicon Valley.

Basta voler migliorare, avere un po’ di pazienza e la disponibilità a mettersi in gioco.

E visto che si sta parlando di trasformare la teoria in pratica, vediamo ora come implementare davvero il cambiamento.

Evitando di ricadere nelle vecchie abitudini.

Implementare il cambiamento: come passare dallo stato As Is al To Be senza restare a metà strada

Dopo aver disegnato il processo futuro, bisogna creare un vero e proprio piano d’azione. Stabilire chi fa cosa, entro quando e con quali risorse. Non si può pensare che tutto si risolva da solo. Serve un approccio strutturato, che dica:

• cosa cambiare (quali attività eliminare, quali standardizzare);
• chi è responsabile del cambiamento (un responsabile per ogni azione);
• quando farlo (tempistiche chiare);
• quali risorse servono (software, formazione del personale, nuove regole interne).

Un metodo molto utile per verificare l’efficacia dei cambiamenti è la metodologia PDCA (Plan, Do, Check, Act). Si tratta di un ciclo continuo di miglioramento perché dopo la pianificazione dell’intervento di miglioramento (Plan) e dopo l’introduzione del cambiamento (Do), si passa alla verifica dei risultati ottenuti (Check).

E se gli obiettivi non sono stati raggiunti nonostante le modifiche apportate?

Se nel frattempo sono emersi altri problemi?

O se c’è ancora qualcosa da affinare?

Meglio, perché potrai agire di conseguenza (Act), standardizzare i risultati se positivi e apportare ulteriori aggiustamenti se necessari

In questo modo, la VSM non diventa un esercizio accademico, ma si trasforma in un percorso di miglioramento continuo. Ogni volta che si raggiunge un risultato, si possono aggiungere altri step. Si può perfezionare ancora, limare altri piccoli sprechi, coinvolgere altre persone, estendere l’approccio ad altri processi.

La transizione tra “As Is” e “To Be” non avviene in un istante, richiede costanza, determinazione e la disponibilità a cambiare mentalità.

Ma la cosa importante è che i frutti di questo lavoro si vedono presto: processi più fluidi, meno errori, dipendenti più soddisfatti e clienti finali che notano una maggiore rapidità ed efficacia nel servizio.

Stiamo arrivando alla conclusione di questo articolo, dove tireremo le fila di quanto detto e sottolineeremo ancora una volta l’importanza di non lasciar tutto sulla carta, ma di mettere in pratica ciò che si è imparato.

Leggi anche: Lean Management e Agile: combinare flessibilità e efficienza per risultati superiori

Conclusione: dalla teoria alla pratica, la Value Stream Mapping come leva per la competitività

La Value Stream Mapping non è solo un esercizio di stile, non è un semplice documento da archiviare in un cassetto, ma un trampolino di lancio verso un modo di lavorare più snello, efficace e orientato al cliente. Ti permette di vedere ciò che prima era invisibile, di capire dove sono le zone d’ombra e i punti di attrito, per poi intervenire con decisione.

Si tratta di uno strumento che offre numerosi benefici: dall’efficienza operativa, eliminando sprechi e riducendo i tempi morti; alla trasparenza, con una visione chiara e condivisa dei processi aziendali. Inoltre garantisce un maggiore valore per i clienti, offrendo servizi più rapidi e affidabili. In più contribuisce a creare una mentalità collaborativa e orientata alla soluzione dei problemi.

Attraverso la mappatura dello stato attuale (As Is) e la progettazione di uno stato futuro (To Be), la VSM rende possibile un miglioramento reale, tangibile e continuo. Grazie all’approccio Lean, si sviluppa una cultura aziendale fatta di piccole vittorie quotidiane, che si sommano fino a generare un vero cambiamento nella mentalità collettiva.

Ogni azienda è un organismo vivente, fatto di persone, informazioni, materiali e decisioni. La Value Stream Mapping mette ordine in questo ecosistema, allinea gli sforzi verso obiettivi comuni e sfrutta al meglio le risorse disponibili.

Non serve essere una multinazionale per trarne vantaggio: qualunque realtà, piccola o grande, può beneficiare di questa visione chiara e condivisa dei processi.

Ora che sai come funziona, perché non provarla?

Perché alla fine, ciò che conta davvero è la capacità di adattarsi ai cambiamenti, di migliorare continuamente, di non accontentarsi dello status quo.

La Value Stream Mapping è uno strumento potente in questa direzione, e il viaggio che intraprenderai utilizzandola potrebbe portare la tua azienda ad alzare l’asticella delle proprie prestazioni, giorno dopo giorno.

I professionisti di Menti Pratiche sono a tua disposizione per affiancarti in questo percorso, con la loro esperienza e capacità pratica. Contattaci adesso, è arrivato il momento di provare a spingere la tua impresa verso livelli di produttività e competitività mai visti prima.

---

Come realizzare una Value Stream Mapping? Domande frequenti

Cos’è la Value Stream Mapping (VSM)?

La Value Stream Mapping (VSM) è una metodologia della filosofia Lean che permette di analizzare e migliorare i processi aziendali. Si basa sulla mappatura visiva dei flussi di lavoro per identificare sprechi, colli di bottiglia e attività non a valore aggiunto, con l’obiettivo di rendere il processo più fluido ed efficiente.

Perché è importante utilizzare la Value Stream Mapping?

Utilizzare la Value Stream Mapping è importante perché consente di ottenere una visione chiara e condivisa dei processi aziendali. Aiuta a individuare inefficienze, ridurre tempi di attesa e sprechi, migliorare la produttività e aumentare la soddisfazione del cliente attraverso processi più lineari e funzionali.

Come si realizza una Value Stream Mapping?

Per realizzare una Value Stream Mapping è necessario seguire alcuni passaggi: formare un team multifunzionale, scegliere il processo da analizzare, disegnare la mappa dello stato attuale (As Is), individuare gli sprechi, progettare la mappa dello stato futuro (To Be) e implementare le azioni necessarie per il miglioramento. È un approccio strutturato che porta a risultati tangibili.