In questo articolo parliamo di…
- Conoscere i muda è il primo passo per ridurre gli sprechi. Capire e individuare i 7 muda nel Lean office (sovrapproduzione, attesa, trasporti non necessari, processi inutili, eccesso di scorte, movimenti inutili, difetti) è essenziale per trasformare l’ufficio in un luogo più efficiente e focalizzato sul valore. Ogni spreco non solo rallenta i processi, ma rappresenta un costo tangibile per l’azienda.
- Automatizzare i processi ripetitivi, centralizzare i documenti e adottare strumenti collaborativi aiuta a eliminare trasporti, movimenti e attese inutili. Un ambiente digitale ben organizzato semplifica il lavoro quotidiano e riduce la confusione legata alla sovrapproduzione e all’eccesso di scorte.
- Per ridurre gli sprechi, è fondamentale coinvolgere i dipendenti e promuovere una cultura aziendale orientata al miglioramento continuo. Con una formazione adeguata e un focus sull’apprendimento dagli errori, è possibile prevenire difetti e consolidare processi che generano valore reale.
Scopri come identificare e affrontare gli sprechi più comuni nel lavoro d’ufficio per migliorare produttività e soddisfazione.
Ti sei mai chiesto cosa significhi davvero lavorare in un ufficio “lean”?
Forse hai sentito parlare di approcci snelli, di eliminazione degli sprechi e di gestione più efficiente dei processi. Eppure, se non l’hai mai sperimentato in prima persona, potrebbe sembrarti un concetto ancora astratto, qualcosa di lontano dalla tua realtà quotidiana in azienda.
Allora iniziamo insieme un viaggio alla scoperta dei 7 muda tipici degli uffici, perché conoscere i problemi è il primo passo per affrontarli con soluzioni concrete.
Ma prima di tutto…
Cosa sono i muda?
Il termine giapponese “muda” significa spreco e rappresenta tutto ciò che non aggiunge valore al cliente finale.
Ma prima di scoprire quali sono concretamente questi sprechi e analizzarli uno per uno, cerchiamo di capire meglio il contesto in cui nascono e dove trovano applicazione.
Il Lean Office si basa sui principi del Lean Thinking, una metodologia che ha avuto origine in Giappone, all’interno del sistema produttivo Toyota, per ottimizzare i processi riducendo sprechi e attività superflue.
Inizialmente applicata nell’industria manifatturiera, questa filosofia si è poi estesa ad altri ambiti, mostrando come anche le attività amministrative e i processi degli uffici possano trarne beneficio.
Anche nel contesto del Lean Office l’obiettivo è sempre lo stesso.
Eliminare attività ridondanti, automatizzare quanto possibile e permettere a tutti di concentrarsi su ciò che davvero conta.
Ma quali sono dunque i 7 muda nell’ambiente d’ufficio?
E perché sono così importanti da tenere d’occhio se vuoi rendere più snello e produttivo il tuo lavoro?
Andiamo con ordine e vediamoli uno per uno, cercando di riconoscere le situazioni in cui compaiono, per poi capire come affrontarle al meglio.
Leggi anche: Lean Management e Lean Production: principi e pratiche per l’eccellenza operativa
1 – Sovrapproduzione
Parlare di sovrapproduzione in un ambiente di ufficio suona un po’ strano, perché non si producono beni tangibili ma piuttosto informazioni, documenti, dati e report.
Eppure, ti sarà sicuramente capitato di imbatterti in cartelle stracolme di file che nessuno consulta o di dover leggere email chilometriche che replicano informazioni già discusse altrove.
Tutto questo è sovrapproduzione, cioè il creare più di quanto effettivamente serva.
Perché succede?
Spesso per paura di non avere tutto sotto controllo, oppure per la tendenza a diffondere ogni informazione in modo eccessivo. Quale che sia la ragione, si nota spesso nelle organizzazioni una tendenza alla burocratizzazione piuttosto pronunciata.
Ciò genera confusione, appesantisce la comunicazione interna e fa perdere tempo prezioso.
Come rimediare?
Prima di produrre un ennesimo documento, chiediti a chi serve davvero.
Cerca di standardizzare i report, favorire la consultazione digitale e condividere materiali solo con chi ne ha realmente bisogno. Questa piccola revisione iniziale può già fare una grande differenza nell’organizzazione quotidiana e ridurre l’affollamento di dati superflui.
Non dimenticare poi che la sovrapproduzione, a lungo andare, causa anche problemi di archiviazione e di ricerca: se tutti producono documenti in eccesso, diventa estremamente difficile capire dove trovare ciò che serve.
L’ideale sarebbe definire processi e regole di gestione documentale che evitino la duplicazione e rendano tutto reperibile in un unico repository digitale, cioè un sistema centralizzato per i documenti, progettato per raccogliere, gestire, conservare e rendere accessibili risorse digitali (incluse quelle cartacee che vengono digitalizzate).
2 – Attesa
Forse avrai già vissuto la frustrazione di dover aspettare un’approvazione o un’informazione per andare avanti in un progetto. Ti sembra di aver tutto sotto controllo, ma all’improvviso resti bloccato perché qualcuno non risponde a una mail, non condivide un file o non firma un documento.
Questo è il muda dell’attesa: il tempo perso a causa di processi lenti e di mancanza di chiarezza nelle responsabilità.
Per affrontarlo, può essere utile introdurre strumenti collaborativi come Slack o Microsoft Teams, grazie ai quali i tempi di risposta si accorciano notevolmente. Ma ricorda che nessun software fa miracoli se non c’è una cultura aziendale orientata alla rapidità e alla condivisione dei dati in tempo reale.
Può sembrare banale, ma stabilire tempistiche più definite e responsabilizzare ogni dipartimento sui propri compiti è il punto di partenza per ridurre al minimo i tempi morti. E quando riduci le attese, la soddisfazione dei clienti e la motivazione dei colleghi inevitabilmente crescono.
Ecco perché una sana comunicazione interna, un piano chiaro di chi deve fare cosa e un sistema di alert automatici sulle scadenze possono salvarti dall’ingorgo di task sospesi.
Ogni minuto passato ad aspettare rappresenta un costo per l’azienda, soprattutto se moltiplicato per tutti i collaboratori coinvolti.
3 – Trasporti non necessari
Ora passiamo a un problema molto comune, che spesso si ignora perché lo si considera “parte normale” del lavoro d’ufficio: i trasporti non necessari, intesi come movimentazione continua di documenti, file e informazioni.
L’esempio più classico è il giro infinito di email per scambiarsi un file che può essere caricato benissimo su una piattaforma condivisa, dove tutti possono accedere alla stessa versione aggiornata.
Quante volte, invece, ci ritroviamo a compilare a mano dati già disponibili su altri sistemi, oppure a inviare cartacei che si sarebbero potuti digitalizzare?
Ridurre i trasporti non necessari non significa solo smettere di correre da un ufficio all’altro per portare firme. Si traduce anche in un risparmio energetico ed economico, oltre che in una maggiore coerenza delle informazioni condivise.
Digitalizzare quanto più possibile e ricorrere a software integrati sono passi fondamentali per abbattere i muri tra i vari reparti. E, non a caso, riuscire a orchestrare un sistema unico e centralizzato porta enormi benefici anche in termini di trasparenza dei processi.
4 – Processi inutili
Sì, esistono davvero processi inutili, e spesso sono frutto di abitudini consolidate nel tempo.
Quante riunioni settimanali si tengono solo per abitudine?
Quanti moduli continuiamo a compilare anche se nessuno li legge?
Quante di queste abitudini si possono tagliare?
I processi inutili sono quelli che non generano valore aggiunto e non servono a nessuno, ma vengono comunque portati avanti perché “si è sempre fatto così”.
Eliminare o semplificare ciò che non crea valore richiede coraggio e la volontà di mettere in discussione le vecchie prassi.
Il primo passo è una revisione regolare dei flussi, affiancata da una costante apertura verso l’automazione.
Ad esempio, perché devi inviare manualmente la stessa email ogni settimana se un software può farlo in automatico?
Naturalmente, non si tratta di demonizzare ogni consuetudine. Alcune attività di routine possono avere un significato importante per il clima aziendale, ma devono essere svolte in modo più efficiente e mirato. Se non portano alcun risultato concreto, meglio eliminarle subito.
5 – Eccesso di scorte
Se ci pensi bene, anche in ufficio si generano scorte, pur non essendo sotto forma di pallet o di materiali in magazzino. Possiamo avere, per esempio, un archivio digitale strapieno di versioni diverse dello stesso file, oppure pile di documenti cartacei accumulati nel corso degli anni “in caso servissero”.
Alla lunga, questo diventa una montagna di dati e oggetti inutili, difficile da gestire e che impedisce una consultazione rapida di ciò che davvero serve.
Per affrontare il problema, occorrono politiche di archiviazione precise, con regole sulla conservazione dei documenti.
In un ambiente Lean Office, si punta spesso a un limite di tempo per mantenere i file, dopodiché vengono eliminati o spostati in un archivio remoto. Lo stesso vale per il materiale di cancelleria: invece di accumulare un eccesso di scorte, basterebbe pianificare l’acquisto in modo razionale, verificando le reali necessità dei vari reparti.
In questo modo, si limita lo spreco di spazio e si diminuisce la probabilità di dover gestire ogni volta una miriade di oggetti o dati superflui.
6 – Movimenti inutili
Forse ti sembrerà molto simile ai trasporti non necessari, e in effetti il concetto è collegato.
Il muda dei movimenti inutili si concentra, però, sulla fatica fisica dei collaboratori: parliamo di layout dell’ufficio, di strumenti di lavoro poco ergonomici o di archivi disposti in modo caotico che costringono a continue camminate per reperire documenti.
Anche passare da una scrivania all’altra per raccogliere firme potrebbe rientrare in questa categoria se manca un sistema di firma elettronica.
Eliminare i movimenti inutili significa progettare spazi confortevoli, ridurre gli spostamenti superflui e fornire ai dipendenti accesso digitale ai documenti di cui hanno bisogno. In questo modo si guadagna tempo, ma anche in termini di salute e benessere generale.
Un ufficio più ordinato e ben organizzato influisce positivamente sulla motivazione delle persone, che non si sentono più intrappolate in un labirinto di fascicoli e schedari. Piccole soluzioni come installare software per la gestione elettronica dei moduli possono davvero portare a un salto di qualità notevole, soprattutto nelle aziende in cui la burocrazia interna è elevata.
7 – Difetti
L’ultimo muda tradizionale è quello dei difetti. In un ufficio si manifestano come errori nei documenti, dati incompleti, informazioni incorrette trasmesse ai clienti o processi mal progettati che richiedono continue correzioni.
La causa?
Spesso la mancanza di standardizzazione, l’assenza di procedure di revisione e la poca formazione del personale. Ogni errore genera costi aggiuntivi, in termini di tempo speso a correggere e di possibili danni alla reputazione aziendale.
Tuttavia, non dobbiamo considerare i difetti come un destino inevitabile.
Possiamo standardizzare il più possibile i processi di inserimento dati, creare checklist per ridurre al minimo gli sbagli e organizzare momenti di formazione continua per il personale. Tutto ciò aiuta a prevenire errori ripetuti.
Se un dipendente sa esattamente come procedere, se ha i giusti strumenti e se esiste un controllo di qualità ben definito, la probabilità di generare difetti crolla.
Inoltre, una cultura aziendale orientata all’apprendimento dagli errori favorisce un miglioramento costante: non si tratta di trovare un colpevole, ma di individuare il processo da correggere.
Leggi anche: Le 5S nel Lean Management: organizzazione ed efficienza come chiave per la produttività aziendale
Da dove iniziare?
Abbiamo esplorato in dettaglio i 7 muda del Lean Office, scoprendo come possano manifestarsi in tanti piccoli comportamenti quotidiani. Forse ti sarai riconosciuto in alcune situazioni, magari hai ricordato lunghe file di email inutili, report mai letti o difficoltà nel reperire documenti essenziali.
Ma non preoccuparti, il primo passo per cambiare le cose è proprio riconoscere questi sprechi.
A questo punto potresti chiederti: “da dove iniziare?“
Una mappa dei flussi aziendali (come la Value Stream Mapping) può aiutare a individuare il percorso esatto di un’informazione o di un documento, mettendo in luce passaggi non necessari e colli di bottiglia.
Ma la vera forza sta nel coinvolgere le persone: se tutti i collaboratori comprendono l’importanza di lavorare in modo snello, è più facile che si adottino strategie di miglioramento continuo. Le soluzioni pratiche, infatti, funzionano molto meglio quando diventano parte della cultura aziendale.
Eliminare i muda significa innanzitutto trasformare l’ufficio in un luogo dove si lavora meglio: più comunicazione, meno stress e soprattutto più valore.
Forse non diventerai subito un campione di efficienza, ma ogni singolo passo compiuto per ridurre sprechi e inefficienze rafforzerà la tua organizzazione.
E visto che il Lean Office punta a mettere il cliente al centro, sia esso interno o esterno, diventerà più semplice rispondere alle sue esigenze, senza impantanarti in processi macchinosi o attività prive di utilità.
E se ti interessa approfondire, ricorda che in alcuni contesti si parla addirittura di un ottavo spreco, vale a dire il sottoutilizzo delle persone, cioè il mancato sfruttamento del talento e delle competenze dei dipendenti. Ma questa è un’altra storia, e merita un capitolo a parte.
Per adesso, puoi iniziare a tenere sotto controllo i primi sette muda, cercando di eliminarli uno alla volta.
È questo il metodo migliore per dare vita a un cambiamento graduale, ma duraturo, in grado di rivoluzionare il tuo ufficio dall’interno.
Trasformandolo in un modello di efficienza e di benessere per tutti.
Il team di Menti Pratiche può affiancarti in questo percorso, con la sua consulenza personalizzata sulle esigenze della tua organizzazione. Contattaci adesso per cominciare a capire quali possono essere i primi passi, verso un’organizzazione più snella.
Sì, anche nella tua azienda.
I 7 muda nel Lean office: domande frequenti
Cosa sono i 7 muda nell’ambiente d’ufficio?
I 7 muda rappresentano sette tipi di sprechi che si manifestano nei processi di ufficio e che non aggiungono valore al cliente finale. Si tratta di sovrapproduzione, attesa, trasporti non necessari, processi inutili, eccesso di scorte, movimenti inutili e difetti. Identificarli e ridurli è fondamentale per rendere il lavoro più efficiente e produttivo.
Come si possono ridurre gli sprechi in ufficio?
Ridurre gli sprechi in ufficio significa adottare una mentalità Lean, puntando sull’automazione dei processi, sulla digitalizzazione e sull’eliminazione di attività non necessarie. È utile mappare i flussi di lavoro per identificare inefficienze, creare regole di archiviazione chiare e promuovere una comunicazione più diretta e veloce tra i team, utilizzando strumenti collaborativi.
Qual è l’ottavo muda e perché è importante?
L’ottavo muda è il sottoutilizzo delle persone, ovvero il mancato sfruttamento del talento e delle competenze dei dipendenti. Ignorare le capacità di un collaboratore non solo limita il suo contributo, ma riduce anche la motivazione e il potenziale innovativo dell’intera azienda. Valorizzare le persone attraverso formazione, ascolto e coinvolgimento diretto nei processi è essenziale per una cultura aziendale più produttiva e soddisfacente.
