In questo articolo parliamo di…

• Applicando le 5S, le aziende riescono a trasformare il posto di lavoro in uno spazio ordinato e sicuro, che riduce sprechi di tempo e rischi di incidenti, migliorando così sia la produttività che il benessere dei lavoratori.
• Le 5S sono il punto di partenza per una cultura aziendale orientata al miglioramento continuo. Grazie a processi standardizzati, eliminazione del superfluo e organizzazione strutturata, l’azienda costruisce basi solide per una produttività sostenibile e costante.
• La formazione e il coinvolgimento del personale sono essenziali per mantenere nel tempo i benefici delle 5S. Standardizzare e promuovere controlli periodici aiuta a consolidare una cultura di miglioramento continuo, rendendo le pratiche delle 5S parte integrante della routine aziendale.

Applicando principi di ordine e organizzazione, le 5S trasformano il posto di lavoro in uno spazio più efficiente e sicuro, favorendo una cultura aziendale orientata al miglioramento. E, a quanto pare, ciò sta portando grandi benefici a molte imprese!

Il Lean Management è un approccio gestionale che mira a ottimizzare i processi aziendali riducendo sprechi e attività prive di valore, con l’obiettivo di migliorare continuamente l’efficienza e la qualità dei prodotti o servizi.

Derivato dalla filosofia della produzione snella (o lean production) sviluppata in Giappone, soprattutto grazie al sistema di produzione Toyota, il Lean Management si fonda sul principio del Kaizen, ovvero il miglioramento continuo.

Questo modello organizzativo mette al centro il valore per il cliente e l’efficacia dei processi interni, con l’intento di creare un flusso di lavoro privo di ostacoli o perdite di tempo.

Il Lean Management valorizza il contributo dei collaboratori, incoraggia il lavoro di squadra e promuove una forte attenzione alla qualità.

Tra gli strumenti che supportano questa visione, le 5S rappresentano un elemento chiave. Questo metodo, che prende il nome da cinque parole giapponesi – Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke – è pensato per organizzare e mantenere ordinati gli spazi di lavoro, migliorando la sicurezza e rendendo ogni attività più efficiente.

Le 5S puntano a creare un ambiente funzionale e ben strutturato, in cui il posto di lavoro risulti non solo meglio organizzato e più sicuro, ma anche più piacevole e motivante per i collaboratori.

Ma come possono questi concetti, apparentemente così semplici, influenzare profondamente l’organizzazione del lavoro?

E soprattutto, a questo punto, qualcuno potrebbe anche pensare: “ma qual è il significato di tutte quelle parole in giapponese che mi hai appena elencato?“

Adesso ti spiego tutto.

Passo dopo passo!

Leggi anche: Team building aziendale: la chiave per una cultura inclusiva e produttiva

Le 5S: origine e significato

Come detto l’acronimo 5S si riferisce a cinque termini giapponesi:

• Seiri – Scegliere e separare: eliminare ciò che non è necessario in una postazione di lavoro;
• Seiton – Sistemare e organizzare: ogni oggetto ha il proprio posto, facilmente accessibile;
• Seiso – Splendere e pulire: mantenere ordine e pulizia per migliorare l’efficienza;
• Seiketsu – Standardizzare e stabilizzare: definire procedure per mantenere l’ordine ottenuto;
• Shitsuke – Sostenere nel tempo: instaurare una disciplina costante per rispettare le pratiche delle 5S.

Ma perché si insiste così tanto su questo metodo, al punto che è diventato una delle pratiche più diffuse nel mondo della produzione e oltre?

Perché sembra che funzioni così bene in migliaia e miglia di imprese di successo in tutto il mondo?

La risposta sta nella capacità delle 5S di andare oltre l’ordine fisico e creare una vera e propria cultura aziendale che favorisce efficienza, sicurezza e miglioramento continuo.

Lo so, anche se a livello intuitivo ha un senso, il discorso però suona ancora fumoso.

Per questo adesso scendiamo ancora più nel dettaglio.

Perché le 5S sono fondamentali per l’ efficienza aziendale

Partiamo da qui: che cosa rende le 5S così indispensabili per l’efficienza di un’azienda?

Implementare le 5S significa costruire una base solida per il miglioramento continuo, riducendo gli sprechi e migliorando la qualità dei prodotti e del lavoro. Questo metodo offre molteplici vantaggi:

• riduzione dei tempi di inattività: una postazione ordinata riduce il tempo perso nella ricerca degli strumenti necessari;
• aumento della qualità: la pulizia e l’ordine aiutano a identificare errori e a garantire l’efficienza delle attrezzature;
• miglioramento della sicurezza: meno ingombri e una manutenzione costante riducono i rischi di incidenti;
• incremento della soddisfazione dei lavoratori: un ambiente organizzato e pulito migliora il morale e il comfort dei dipendenti.

Ti faccio un esempio, quando ero ragazzino, il mio istruttore di tennis mi rimproverava sempre perché invece di avere le palline già in tasca quando dovevo andare al servizio, io ogni volta andavo in giro per il campo a raccogliermele. Perché perdevo tempo, facevo chilometri e alla fine, col passare dei giochi e dei set, quella fatica inutile accumulata mi faceva perdere lucidità nei momenti decisivi del match, rischiando di perdere anche partite alla mia portata.

Adesso trasporta questo scenario nella tua azienda: se quando mi serve il transpallet devo perdere mezz’ora a cercarlo per te è un costo; se non trovo più la chiave inglese numero 9 la ricompro e per te è un costo; se il mio collega inciampa sulla chiave inglese che io stavo cercando…

beh… uno, potrebbe farsi male…

…due, se nel frattempo l’ho ricomprata vuol dire che avrò due attrezzi, dei quali uno non necessario, che magari non avrà il suo posto nella cassetta degli attrezzi, andando a creare ulteriore confusione.

Questi sono esempi banali, ma che cominciano a farci intuire come l’applicazione delle 5S sia un investimento che porta benefici duraturi, aiutando le aziende a raggiungere un maggiore controllo sui processi e una produttività più elevata.

Ma come si applicano concretamente questi principi?

Sì va per step.

Cominciamo!

1- Seiri: scegliere e separare.

Il primo passo, Seiri, si concentra sull’identificazione di ciò che è realmente necessario per il lavoro quotidiano e sull’eliminazione del superfluo, cioè tutto ciò che non è indispensabile al compito in corso. In questa fase, l’obiettivo è ridurre l’ingombro e aumentare lo spazio disponibile, limitando distrazioni e migliorando la sicurezza.

Ma cosa significa, in pratica, eliminare il superfluo?

Spesso, significa anche cambiare prospettiva: ci costringe a chiedere se ogni oggetto abbia un valore reale e immediato per il lavoro quotidiano.

Sì, basta con le postazioni da accumulatori seriali, perché “tutto, prima o poi, può servire“.

Un metodo comune per implementare Seiri è il Red Tag System (Sistema del Cartellino Rosso), utilizzato per identificare gli oggetti non essenziali. Gli oggetti così “taggati” vengono temporaneamente spostati in una “red tag area” (zona di cartellino rosso), uno spazio separato dove si deciderà se tenerli, ripararli, spostarli o eliminarli.

Ogni elemento viene analizzato considerando la frequenza d’uso e l’utilità. Può trattarsi ad esempio di strumenti che con il tempo sono divenuti superflui perché sostituiti da altri, oppure perché non corrispondono più agli standard di produzione attuali.

Rimuovendo materiali inutilizzati, l’azienda non solo libera spazio ma riduce anche i costi legati a inventario e stoccaggio, ovvero il mantenimento di materiali inutili.

A patto di applicare questa fase del processo con impegno e dedizione.

Cioè?

Ti faccio un esempio, a poco serve avere una stanza piena di oggetti taggati in rosso, dei quali nessuno si prende la briga di controllare se servano ancora o meno.

Un altro esempio pratico è questo, un’azienda manifatturiera applica Seiri selezionando e tenendo solo gli utensili effettivamente necessari vicino alla linea di produzione, mentre quelli usati sporadicamente vengono collocati in un’area di stoccaggio distante.

Una cosa salta subito agli occhi, non si può applicare questo principio senza l’aiuto di chi lavora in azienda, solo i collaboratori che lavorano ogni giorno in un dato reparto sanno cosa gli è davvero utile e cosa no, cosa è meglio avere vicino e cosa si può spostare più lontano.

Questo però è solo il primo passo, c’è però un altro aspetto fondamentale da considerare.

Dopo aver eliminato il superfluo, come si può rendere più efficiente ciò che resta?

La risposta te la rivelo nel passaggio successivo.

Qui sotto.

2. Seiton: sistemare e organizzare

Dopo aver eliminato il superfluo, Seiton si concentra sulla disposizione logica e funzionale degli elementi rimasti.

Ma cosa significa, in concreto, “sistemare”?

Il significato di questa parola, in sé è banale, ma dobbiamo considerare che oltre all’organizzazione fisica, questo principio riguarda il rendere l’ordine un’abitudine che semplifica il lavoro, riduce i tempi morti (ovvero i periodi in cui i lavoratori sono fermi) e migliora la produttività.

Detto altrimenti.

C’è un posto per ogni cosa e ogni cosa va al suo un posto.

Codici colore e etichettatura sono utilizzati per facilitare l’individuazione di materiali e strumenti, ad esempio assegnando colori specifici alle diverse aree di stoccaggio.

O ancora, definire mappe del flusso e percorsi di lavoro riduce i tempi di spostamento, migliorando la fluidità dell’ambiente lavorativo.

In un’officina, ad esempio, le chiavi vengono appese a una parete attrezzata in cui ogni gancio ha un’etichetta ben visibile con la dimensione della chiave, rendendo immediato il processo di presa e riposizionamento.

Eppure, anche il miglior sistema di organizzazione può risultare inefficace senza un altro elemento chiave: la pulizia.

Come si può mantenere l’ordine raggiunto senza il rischio che si degradi?

3. Seiso: tener pulito e far splendere

No, Seiso non è la marca di un nuovo detergente giapponese appena arrivato sul mercato.

Però sì, esso consiste nella pulizia regolare dell’ambiente di lavoro e degli strumenti.

Perché pulire e organizzare sono attività di grande importanza, anche se spesso sono considerate banali. Eppure un ambiente pulito favorisce la concentrazione e la sicurezza, oltre a ridurre il rischio di guasti ai macchinari.

Pensiamo a un cantiere edile, se la betoniera non venisse ripulita a fine turno dal cemento residuo, questo si solidificherebbe, rendendola indisponibile dopo poche giornate di lavoro, e quindi da buttare.

Pianificare pulizie regolari aiuta a mantenere in ottime condizioni sia gli spazi sia le attrezzature. Anche ispezioni visive frequenti (controlli visivi svolti regolarmente) sono parte di Seiso, perché permettono di individuare subito eventuali problemi.

Pulire diventa anche manutenzione preventiva, poiché consente di rilevare e risolvere piccoli malfunzionamenti prima che diventino guasti seri, cioè problematiche che fermerebbero la produzione.

Pensiamo a una fabbrica di assemblaggio, nella quale ogni lavoratore passi 5 minuti a fine turno per pulire e controllare il proprio macchinario, rilevando così eventuali perdite o rotture.

Ma c’è ancora un altro elemento che completa il processo. Come fare in modo che la pulizia e l’ordine non siano solo sforzi temporanei, ma diventino una regola costante?

Perché svolgere questi compiti una tantum può sembrare facile, ma bisogna intervenire sull’approccio mentale dei propri collaboratori per far modo che queste attività diventino non l’eccezione, ma la regola.

Vediamo come.

4. Seiketsu: standardizzare e stabilizzazione

Dopo aver applicato i primi tre passaggi, Seiketsu si occupa di standardizzare e consolidare le procedure per garantire che ordine, pulizia e organizzazione diventino la norma, cioè una pratica regolare e condivisa da tutti i lavoratori.

Perché la domanda è:

Come si può fare in modo che queste abitudini non svaniscano nel tempo?

Una volta che hai investito tempo e risorse per scegliere e separare gli attrezzi utili da quelli inutili, che si è deciso come sistemare e organizzare le postazioni di lavoro, che si è capito l’importanza della pulizia, sicuramente tu imprenditore, non vuoi che nel giro di un mese si torni punto e accapo.

Vanificando l’investimento fatto.

Ecco perché è così importante la “standardizzazione“, un parolone di origine inglese che, in questo caso, significa aiutare a far diventare ogni pratica delle 5S parte della routine lavorativa.

Probabilmente starai pensando: “Sì, ho capito, ma come?“

Definire e documentare i processi chiave, come le regole per la disposizione degli strumenti e i turni di pulizia, assicura che tutti i lavoratori seguano gli stessi standard.

Creare checklist giornaliere e settimanali aiutano a mantenere costante l’applicazione delle 5S, mentre i calendari di pulizia o manutenzione facilitano la programmazione di attività ricorrenti.

Un esempio pratico: un’azienda imposta delle checklist di controllo qualità che i lavoratori devono completare prima di lasciare la postazione, garantendo che ogni area sia conforme agli standard di pulizia e ordine stabiliti.

Sempre questi termini complicati di derivazione inglese! Cosa sarà mai questa check list.

Semplice!

È un elenco di cose da fare le cui voci devono essere singolarmente spuntate una volta che il compito è stato svolto.

A questo punto, possiamo chiederci: cosa occorre affinché tutto questo diventi una cultura condivisa, rispettata da ogni lavoratore, ogni giorno?

Perché inutile girarci intorno, se i nostri collaboratori non “sentono” la necessità o il dovere di fare qualcosa, difficilmente si impegneranno a fondo per realizzarla.

E allora vediamo come fare.

5. Shitsuke: sostenere nel tempo.

Shitsuke è la disciplina necessaria per mantenere nel tempo le buone pratiche delle 5S, cioè l’impegno costante a seguire le regole stabilite. È un fattore anche culturale, tanto che per i giapponesi questo punto è superfluo, viene dato scontato.

Da noi però, lo sappiamo, raramente funziona così.

E allora, come si può davvero incoraggiare un’intera azienda a rispettare una nuova cultura organizzativa?

La risposta risiede nella formazione e nel coinvolgimento del personale. E qui Menti Pratiche può darti una grossa mano.

Educare i dipendenti sulle 5S e promuovere il coinvolgimento attivo è infatti essenziale per instaurare una mentalità che ne favorisca l’applicazione costante.

Ma non solo, audit regolari (controlli periodici per verificare il rispetto delle procedure) e valutazioni sono necessari per verificare l’efficacia del sistema e correggere eventuali deviazioni.

Gli audit garantiscono che l’applicazione delle 5S resti in linea con gli obiettivi aziendali, mentre ogni dipendente è incoraggiato a prendersi cura del proprio spazio di lavoro, facendone una routine condivisa.

A proposito di audit…

…un altro parolone straniero si direbbe.

In realtà è un termine di origine latina, che viene da “audio“, cioè “ascolto“. E questo ci fa subito capire il suo significato, ascoltare, capire cosa succede effettivamente in azienda con delle ispezioni, dei controlli o verifiche svolti da personale specializzato, esterno o interno all’azienda (se appositamente formato), per assicurarsi che tutto sia in ordine e stia funzionando come dovrebbe.

Ad esempio, in un’azienda, un audit può controllare se i dipendenti mantengono il posto di lavoro ordinato e pulito (come previsto dalle 5S). Se qualcosa non è in regola, l’audit lo segnala, così l’azienda può fare i necessari miglioramenti.

Facciamo un esempio pratico.

In un’azienda farmaceutica, ogni mese viene svolto un audit 5S, in cui i supervisori controllano l’aderenza alle procedure, premiano le postazioni più ordinate e aiutano a risolvere eventuali difficoltà riscontrate dai lavoratori.

Leggi anche: Cos’è il team building aziendale e perché è cruciale per il successo della tua impresa

Ma qual è, in fondo, il vero valore delle 5S per un’azienda?

L’applicazione delle 5S rappresenta un cambio culturale che coinvolge l’intera organizzazione, portando non solo a miglioramenti operativi ma anche a un ambiente di lavoro più sicuro e motivante.

La metodologia 5S, quando integrata nel sistema aziendale, offre un supporto tangibile al miglioramento continuo, rendendo le aziende più efficienti e competitive.

Il vero successo delle 5S non risiede solo nel mantenere in ordine un luogo di lavoro: consiste nel costruire un’abitudine al miglioramento che accompagni la crescita dell’intera azienda.

Per chi desidera adottare il Lean Management e le 5S in modo efficace, noi di Menti Pratiche mettiamo a disposizione la nostra esperienza nel guidare aziende verso una maggiore efficienza e innovazione.

Offriamo consulenza personalizzata per adattare i principi del Lean Management ai valori e agli obiettivi specifici della tua azienda, assicurando che ogni soluzione sia mirata a eliminare sprechi e incrementare la produttività.

La nostra formazione include workshop pratici per coinvolgere dirigenti e team, garantendo che tutti comprendano e sostengano il miglioramento continuo. Attraverso un’analisi approfondita e l’ottimizzazione dei processi, individuiamo le aree da perfezionare, aiutandoti a raggiungere un flusso di valore più competitivo.

E soprattutto, forniamo supporto costante per l’implementazione, trasformando le idee in azioni concrete e risultati misurabili.

Vuoi scoprire applicare le 5S nella tua azienda? Contattaci oggi stesso!

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Cosa sono le 5S nel Lean Management? Domande frequenti

Cosa significa l’acronimo 5S nel Lean Management?

L’acronimo 5S si riferisce a cinque termini giapponesi: Seiri (scegliere e separare), Seiton (sistemare e organizzare), Seiso (splendere e pulire), Seiketsu (standardizzare) e Shitsuke (sostenere nel tempo). Questi principi aiutano a migliorare l’efficienza e la sicurezza negli ambienti di lavoro.

Quali sono i benefici dell’applicazione delle 5S in azienda?

Implementare le 5S riduce i tempi di inattività, migliora la qualità dei prodotti, aumenta la sicurezza e incrementa la soddisfazione dei lavoratori. Un ambiente ben organizzato e pulito favorisce inoltre il miglioramento continuo e riduce i costi legati agli sprechi.

Come si possono mantenere nel tempo le pratiche delle 5S?

Per mantenere le pratiche delle 5S, è fondamentale standardizzare le procedure e coinvolgere il personale. Checklist, calendari di pulizia e audit periodici aiutano a garantire che le buone abitudini diventino parte della routine quotidiana, sostenendo una cultura aziendale orientata al miglioramento continuo.